El pozo sin fondo...¿Estoy sobre stockado?
La gestión de las existencias acaba matando a muchas empresas. No saber si tienes de más o de menos, si tendrás suficiente caja o si has consumido de manera desmesurada y totalmente innecesaria...
Vamos con la segunda edición de un primer hilo de artículos (3 en total) donde hablamos sobre las existencias, el stock, cuánto debemos de tener stockado y cómo podemos saberlo.
En la anterior edición de la newsletter fuimos capaces de construir una tabla que nos ayudó a concluir sobre qué referencias están claramente obsoletas y cuáles no. Ahora usaremos lo que hemos construido para ir un paso más allá.
La siguiente imagen muestra lo que construimos para llegar a las conclusiones:
Lo que veremos en esta edición es entender si estás o no sobre stockado y qué nivel de sobre stock tienes (o déficit) —> para aquellas referencias o SKUs que claramente no están obsoletas, es decir, las que tienen una antigüedad por debajo de 6 meses.
Ya comentamos que las SKUs con una antigüedad superior a los 6 meses están obsoletas y muy probablemente habría que descatalogarlas.
Para ello veremos:
Definir un nivel óptimo de stock para tu empresa - un umbral de referencia
Entender si estás sobre stockado, o no - ratio de stock
Qué herramientas puedes usar y posibilidades de lo que podrías hacer o tener
El umbral de referencia
Una vez identificamos qué productos no se venden, toca analizar si lo que sí se vende está bien dimensionado.
Aquí entra en juego el umbral óptimo de stock, al que llamaremos “umbral de referencia”. Este indicador nos dice cuántas unidades deberíamos tener en stock para poder atender la demanda sin sufrir roturas (es decir, sin quedarnos cortos).
¿Cómo definir ese umbral?
Para definirlo, seguimos estos tres pasos:
Paso 1: Ciclo de fabricación
Define cuánto tiempo pasa desde que lanzas una orden de fabricación hasta que el producto está listo para vender.
Deberías contar con un diagrama que muestre todos los pasos del proceso de fabricación y cuánto tarda cada uno. Al sumar todos los tiempos (en días), obtendrás la duración total del ciclo.
Paso 2: Porcentaje de seguridad
Nada sale siempre según lo previsto. Puede haber retrasos, incidencias o fallos en la cadena de suministro o producción. Para cubrir estos imprevistos, añadimos un margen de seguridad.
¿Cuánto? Recomendamos entre un 10% y un 30%, en función del riesgo asumido y la caja que se quiere inmovilizar.
Fórmula:
% de seguridad × ciclo de fabricación = umbral de seguridad
Paso 3: Umbral de referencia
Sumamos los dos componentes anteriores:
ciclo de fabricación + umbral de seguridad = umbral de referencia
Paso 4: Previsión de ventas
Una vez tenemos el umbral de referencia, debemos estimar cuántas unidades se venderán durante ese periodo.
Esto nos da el stock mínimo que necesitamos tener para mantener una rotación óptima.
Ejemplo:
Si el ciclo de fabricación es de 30 días y aplicamos un 15% de margen de seguridad:
30 + (15% de 30) = 34,5 días
Si esperamos vender 984 unidades en esos 34,5 días, ese será el stock óptimo inicial.
Stock óptimo = ventas previstas (unidades) durante el umbral de referencia
¿Estoy sobre stockado?
Una vez sabemos cuánto deberíamos tener, toca comparar con lo que realmente tenemos.
Para ello, retomamos la tabla original del análisis e incorporamos dos columnas:
Previsión de ventas durante el umbral de referencia (en unidades)
Diferencia entre esa previsión y el stock actual
Así sabremos si estamos sobre stockados, y en qué cantidad.
Otra fórmula útil: ratio de rotación
((Stock actual / Ventas últimos X meses) - 1) × X meses
Si el ratio > 0, hay exceso de stock
Si el ratio < 0, hay riesgo de rotura
Ejemplo:
Tenemos 1.250 unidades de una SKU y el umbral es de 30 días.
Previsión de ventas: 325 unidades en esos 30 días.
((1.250 / 325) - 1) × 30 = 85 días
Esto indica que tardarás 85 días en vender tu stock actual, cuando solo necesitas 30 para fabricar más. Tienes stock inmovilizado durante demasiado tiempo.
Herramientas que usamos – cómo lo hacemos
Este análisis se puede realizar con herramientas muy accesibles, incluso sin un ERP:
🔹 Excel o Google Sheets
Perfectos para empezar. Si ya tienes los datos del análisis anterior, solo necesitas añadir 3 columnas más para tenerlo completo. Con Power Query puedes automatizar buena parte del proceso.
🔹 Power BI o Google Data Studio
Ideales para crear dashboards visuales que muestren:
SKUs obsoletas
Referencias sobre stockadas
Meses de cobertura por SKU
Alertas de rotura de stock
Unidades necesarias a fabricar
Si combinas esto con tu Excel o ERP, tienes un sistema de control muy completo.
🔹 ERPs ligeros (Holded, Odoo, Zoho Inventory)
Permiten automatizar entradas y salidas, establecer mínimos y máximos por SKU y conectar inventario con ventas y compras. Muy útiles para pymes.
🔹 Sistemas más potentes (Dynamics, NetSuite, SAP)
Con ellos puedes implementar procesos avanzados de planificación de compras, producción e inventario totalmente integrados.
Conclusión: No necesitas un “súper ERP” para empezar, pero sí datos fiables y un sistema sencillo para analizarlos.
Lo primero: saber qué tienes y qué se vende.
Nosotros usamos Power BI para estos casos. Lo conectamos a fuentes como Excel, Google Sheets, Holded, Odoo… y estructuramos los datos para visualizar lo necesario de forma clara y rápida.
¿El resultado? Todo este análisis automatizado, más procesos de planificación de compras y producción conectados a la demanda. Oro puro.
Consideraciones finales
Estacionalidad: ajusta los umbrales en función de la época del año. No es lo mismo enero que octubre. Piensa en campañas, lanzamientos, Black Friday…
Limitaciones de información: muchas veces no tenemos un ERP potente (o no lo usamos bien). Este análisis está pensado para esos casos, donde solo contamos con una foto estática del inventario.