Gestiona y controla tu stock: cómo dejar de acumular como si no hubiera un mañana (1 de 3).
Primera entrega de una serie de tres artículos sobre cómo gestionar el stock de forma eficaz. Empezamos por lo esencial: medir la antigüedad del inventario para detectar obsoletos y excesos.
Esta es nuestra primera edición de la newsletter DesdeDentro, en cada edición semanal hablaremos de una idea o concepto clave que podrás aplicar en tu empresa de manera inmediata relacionado con la gestión financiera.Concretamente, esta edición es la primera de una serie de 3 artículos de aplicación directa.
La gestión del stock, saber qué comprar, entender si tienes demasiado de una referencia o poco, qué cantidad es la óptima a stockar… sinceramente, es donde más descontrol vemos en casi todas las empresas. Hasta el punto que, apagan los módulos de existencias dentro de sus ERP (los que lo tienen).
Lo que vamos a contar en esta primera serie y edición de Desde Dentro. es canela en rama para empezar a ser capaces de dimensionar el stock actual de tu empresa, saber qué cambios deberías hacer e incluso cómo lo puedes hacer y visualizar.
Digamos que lo que iremos exponiendo con estas 3 ediciones es un framework de análisis y trabajo de existencias que seguimos para cada empresa con la que hemos trabajado.
Esto es lo que veremos y podrás entender durante la serie de 3 artículos:
Definir la antigüedad del stock basado en las ventas
Definir un nivel óptimo de stock para tu empresa - un umbral de referencia
Entender si estás sobre stockado, o no
Aplicar un ratio de rotación para saber qué nivel de sobre dimensionamiento tienes por referencia
Qué herramientas puedes usar y posibilidades de lo que podrías hacer o tener
¿En qué nos vamos a centrar en esta primera? En una de las primeras cosas que hacemos cuando entramos a trabajar con un cliente, medir o calcular el stock de la empresa en función de su antigüedad.
No estamos hablando de antigüedad en relación a cuánto tiempo lleva un producto en almacén desde su entrada sino cuándo fue la última venta relacionada con cada producto o SKU.
Visualización del stock por antigüedad
Uno de los análisis más sencillos (y útiles) que puedes hacer en cualquier momento es entender la antigüedad de tu stock.
¿Por qué es importante?
Porque te permite detectar, de un vistazo:
Qué SKUs están obsoletas
Qué referencias seguramente tengan sobre stock (primeros indicios)
Si tu sistema de fabricación y reposición está bien calibrado o no
A nosotros nos gusta empezar por aquí: visualizar el stock agrupado por antigüedad.
El proceso que debemos de seguir es:
Coges tu almacén de producto terminado así como tus ventas históricas y agrupas ambos por SKU.
Relacionas tu almacén de producto terminado con tus ventas, es decir, te aseguras que tu almacén de producto terminado y las ventas que has realizado están relacionadas de alguna manera, esta manera debería ser con la SKU o referencia de producto.
Muestras la fecha de la última venta de cada SKU de tu detalle de ventas. Cada SKU tendrá por lo tanto la fecha de su última venta. Fíjate que no estamos hablando de volumen por el momento sino simplemente cuándo se vendió el último producto (el último SKU).
En este cuarto paso etiquetamos cada SKU con una de las siguientes:
< 3 meses3 a 6 meses6 a 12 meses> 12 meses
Donde si usamos “< 3 meses” implica que la última venta se ha dado hace menos de 3 meses. Si es “6 a 12 meses” significa que la última venta se dio entre 6 y 12 meses. De esta manera tendremos todas las SKUs etiquetadas con estas categorías.
Pudiendo visualizarlo también de la siguiente manera:
Seguidamente haremos tres cosas:
en una columna indicaremos las ventas que han habido durante un período de referencia, es decir, si estamos hablando de una referencia cuya última venta se ha dado hace menos de 3 meses, indicaremos las ventas en unidades durante estos últimos 3 meses
en otra columna mostraremos las ventas en unidades de producto durante un período de venta, el mismo para todas las SKUs. A nosotros nos gusta definir este período como el que está en la mediana de lo que hemos definido en el punto 4, si son 12 meses, serían 6. Si en otro caso fueran 6 meses lo marcaríamos en 3 meses.
Ahora que tenemos todo etiquetado generamos una tabla donde ordenamos las SKU en función de la antigüedad de venta, para que sea más visual y nos ayude a tomar decisiones mejor.
El resultado sería algo tal que así:
¿Y ahora qué?
Básicamente ahora sabemos que SKUs se han vendido recientemente y qué SKUs están en el caso contrario. Esto nos dará un indicativo de qué SKUs no tienen rotación y cuáles si para seguidamente relacionarlo con el stock que tenemos de cada referencia.
Si estamos en un caso donde la antiguedad de la última venta es superior a 12 meses, cualquier stock que tengamos estará totalmente obsoleto.
¿Y qué situación es la óptima? Que todas tus referencias tengan una antigüedad inferior a 3 meses. Eso indica que las ventas están activas y que el stock rota.
Si no es el caso, probablemente tengas productos obsoletos: no se venden y deberías tenerlos ya descatalogados o con 0 unidades en stock. Si siguen ahí, más vale deshacerte de ellos con alguna acción agresiva (clásicas rebajas, bundles, promociones, etc.).
Qué herramientas usamos nosotros - cómo lo hacemos
Este análisis lo puedes hacer con herramientas muy accesibles, incluso sin tener un ERP.
🔹 Excel o Google Sheets
Ideal para empezar. Puedes importar tu stock actual y ventas por SKU, calcular antigüedad desde la última venta y montar todas las agrupaciones con Tablas Dinámicas. Con Power Query puedes automatizar muchas tareas.
🔹 Power BI o Google Data Studio
Te permiten crear dashboards visuales y automáticos para ver todo de un vistazo.
Si combinas esto con tu Excel o ERP, ya tienes un sistema de control bastante sólido.
🔹 ERPs ligeros como Holded, Odoo o Zoho Inventory
No todos te permiten tener este tipo de visualizaciones, en los casos en los que no los complementamos con herramientas de visualización externas.
🔹 ¿Y si tengo algo más potente?
Si tienes un sistema como Dynamics, NetSuite o SAP, puedes montar procesos de planificación de compras, producción y stock totalmente integrados.
En resumen: no necesitas un “súper ERP” para empezar, pero sí tener datos fiables y un sistema sencillo para analizarlos.
El primer paso: saber qué tienes y qué se está vendiendo.
A nosotros personalmente nos encanta usar PowerBI para estos casos. Conectamos PowerBI con todos los orígenes de datos (excel, google sheets, Holded, Odoo, Business Central…) y formateamos la data para visualizar todo lo que necesitamos de una manera sencilla y especialmente ágil.
¿Qué obtenemos? Precisamente todo este análisis así como procesos automatizados de planificación de compras y producción, que vinculamos a la demanda, oro puro.
Consideraciones finales
Cuando empezamos a trabajar con una empresa el stock es una de las áreas con las que empezamos antes, especialmente si el foco tenemos que ponerlo en optimizar el capital circulante (working capital), la liquidez. ¿Por qué? por que es una acción que depende casi al 100% de la propia empresa, es esta la que decide cuánto tener y cuánto comprar. En el resto de temas siempre estoy algo más vendido.
Limitaciones de información: muchas veces no tenemos un ERP “potente”, o directamente no lo usamos bien. Este análisis está pensado para esos casos, donde solo tenemos una foto estática del inventario.
¿Qué veremos en las próximas ediciones de esta serie?
El objetivo de esta serie de artículos en la newsletter van totalmente enfocados a gestionar bien el stock de una empresa, por lo que ahora nos faltará por contestar a las siguientes preguntas:
¿Estoy sobre stockado?
¿Cuál es mi umbral de stock óptimo?